Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Оптимизация работы бизнеса предполагает постоянный анализ и совершенствование существующих процессов. Один из способов ускорения и снижения процентов ошибок - автоматизация процесса ввода документов в корпоративную систему. Кроме того, существуют программные комплексы, которые могут не только распознавать, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность и заносить в корпоративную информационную систему.

Программы с функцией автоматических ответов и автообучения могут значительно сэкономить затраты на внедрение и обслуживание. Такие программы могут формировать автоответы для пользователей или направлять заявки компетентным сотрудникам на основе входящих запросов.

Документы для автоматического распознавания и классификации могут быть получены из любых источников, включая облачные хранилища, сетевые директории, сканеры, электронные письма и фотографии. Существуют решения, которые позволяют интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

Выбирая программное обеспечение для оптимизации бизнес-процессов, следует обращать внимание на проверенные компании с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области. Интеллектуальные решения ABBYY - это одно из таких решений, которые помогут облегчить рутинную работу и повысить эффективность бизнеса.

Как классифицировать документы: основные принципы

Классификацию документов в делопроизводстве можно осуществлять по различным принципам, например, по времени создания, по месту издания или по уровню секретности. Однако в организациях наиболее популярны два принципа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разделение всех документов на несколько подгрупп, включая:

• организационно-правовые документы (например, договоры, уставы, должностные инструкции);
• распорядительные документы (приказы, решения и т. д.);
• учетно-расчетные документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и другие);
• информационно-справочные документы (служебные записки, справки, письма и т. д.);
• нормативные документы (правила, стандарты и др.);
• коммерческие договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, возможна только после прочтения документа. Например, чтобы определить, что перед вами договор, а не его приложение, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Важно понимать, что каждый документ может быть классифицирован одновременно по типу и по содержанию. Для обработки документов ответственным сотрудникам необходимо определить тип документа, перевести его в электронный формат, ввести в систему и отправить в соответствующее подразделение. Ошибки при ручной обработке документов могут приводить к искажению данных и недопустимы, если компания стремится занять лидирующие позиции на рынке.

Также клиентские запросы и электронные письма необходимо обрабатывать быстро и точно, иначе компания может потерять доверие клиентов. Многие клиенты ожидают ответа не более, чем через полчаса после отправки запроса, а некоторые считают, что компания обязана отвечать даже в выходные и ночное время. Несвоевременные ответы на запросы могут сильно снизить уровень доверия к компании.

Для упрощения процесса классификации и обработки документов сотрудники компаний могут использовать решения ABBYY.

ABBYY предлагает решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях и подразделениях компаний. Технология оптического распознавания текста ABBYY OCR позволяет конвертировать бумажные документы или сканы, фотографии и PDF-документы в любой редактируемый формат, включая Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno, являющаяся уникальной технологией для анализа и понимания текстов на естественных языках, способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста и анализировать события и связи. Это дает возможность увеличить полноту и качество значимой для компании информации, осуществлять классификацию документов по содержанию, искать документы, похожие по смыслу, а также аннотировать и реферировать их.

С помощью интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы клиентов, автоматически формируя ответы на основании собранных ранее электронных писем, платежей и звонков. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать любые документы, используя оптическое распознавание символов, метки и интеллектуальную обработку печатных документов. Это решение способно классифицировать структурированные и неструктурированные документы, а также документы, заполненные как на компьютере, так и от руки.

ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno для классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. Оно позволяет автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе.

ABBYY FlexiCapture и ABBYY Smart Classifier SDK будут эффективны во всех компаниях, особенно в крупных организациях, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы и контролировать доступ к конфиденциальной информации. Они также способны автоматически распределять документы по определенным категориям. С применением "умных" технологий ABBYY повышается качество обслуживания клиентов и снижается процент отказов от услуг компании, так как у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами.

Фото: freepik.com